Když máte k podnikání dítě (nebo třeba pečujete o nemocné rodiče, máte full time job), není to prdel. Rozhodně to není taková idylka jako na úvodním obrázku! Jako čerstvá máma malého miminka a podnikatelka jsem byla ráda za svou 13letou praxi. Mohla jsem stavět na dosavadní práci, nechat se podržet už nastavenými procesy. Ale i tak to byl šok. Takže vím, že skloubit všechno dohromady může být pořádná výzva. A tak mám pro vás řešení, které vám pomůže udržet si zdravý rozum a ještě k tomu posunout vaše podnikání vpřed.
Jak zvládat podnikání s dětmi nebo při zaměstnání
(praktický průvodce jak prioritizovat)
Eisenhowerova matice důležitosti je nástroj, který podnikatelkám pomáhá lépe organizovat čas, určovat priority a skloubit podnikání s dalšími životními oblastmi.
Asi jste už zažily ten moment, kdy víte, že dítě bude ještě tři minuty spát (nebo máte 20 minut, než vás zavolá práce, nemocný příbuzný…) a s vnitřní hektičností se snažíte rozhodnout, jestli stihnete udělat to reelsko, co máte už týden v hlavě, nebo budete čumět do blba a přemýšlet, jak narvete full time job do 6 hodin týdně.
Jak efektivněji využít každou minutu cenného času
Eisenhowerova matice je jednoduchý, ale účinný nástroj pro time management. Rozděluje úkoly do čtyř kvadrantů podle jejich důležitosti a naléhavosti:
- Důležité a naléhavé
- Důležité, ale nenaléhavé
- Nedůležité, ale naléhavé
- Nedůležité a nenaléhavé
I když jsem v prioritizování expert, i tak jsem občas pořád překvapená, kolik věcí dělám, které vlastně nejsou důležité z toho dlouhodobého hlediska. A to je právě to kouzlo – pomůže vám to odhalit, kde plýtváte časem.
Jak s maticí mohou podnikatelky pracovat?
- Sepište si všechny úkoly a aktivity. Vezměte si papír (nebo si pořiďte naše krásné designové pdf k vytištění) a sepište si všechno, co potřebujete udělat. A myslím tím opravdu všechno – od odpovědi na e-maily až po strategické plánování vašeho podnikání.
- Zařaďte každou položku do příslušného kvadrantu. Buďte k sobě upřímné – je to opravdu důležité a naléhavé, nebo si jen namlouváte, že to nemůže počkat, že to musí být hotový?
- Určete priority. Nejdůležitější je kvadrant „Důležité/Naléhavé“. To jsou věci, které musíte udělat hned a nejede přes to vlak. Ale pozor, pokud máte v tomto kvadrantu příliš mnoho položek, znamená to, že jste pravděpodobně zanedbávaly plánování.
- Plánujte. Důležité, ale nenaléhavé věci si naplánujte. To jsou ty věci, které posouvají vaše podnikání vpřed, ale často je odkládáme, protože „nehoří“. Kdežto nedůležité naléhavé věci – pokud jsou opravdu potřeba – se snažte delegovat nebo radši vyřadit.
- Eliminujte časožrouty. Nedůležité a nenaléhavé činnosti jsou časožrouti. Buďte k sobě upřímné – kolik času trávíte scrollováním na Instagramu nebo sledováním seriálů?
K pětce, neříkám, že někdy to není fajn relax (ne všechny naše aktivity musí mít účel), ale nahradit většinu času třeba koktejlem na terase, hlubším povídáním s partnerem nebo povalováním se v posteli s vaším prďolou prostě zvedne kvalitu dne i života.
Byznys příklady z praxe pro každý kvadrant
Teď si pojďme na příkladech ukázat, jak skvěle nám metoda pomůže kategorizovat naše činnosti a jasně vidět vzorce svého nakládání s časem.
Důležité a naléhavé:
- Vyřízení objednávky velkého klienta
- Účetní uzávěrka a podání daňového přiznání
- Akutní technický problém na e-shopu
- Nemocné dítě
- Příprava na důležitou prezentaci zítra
- Řešení reklamace od nespokojeného zákazníka
- Dokončení projektu s blížícím se deadlinem
- Krizová komunikace při PR problému
- Urgentní oprava výrobního stroje
- Nábor nového zaměstnance na klíčovou pozici
Důležité, ale nenaléhavé:
- Strategické plánování rozvoje firmy
- Vzdělávání se v oboru, sledování trendů
- Budování vztahů s klíčovými klienty
- Pravidelný odpočinek, čas s rodinou
- Nové marketingové postupy
- Zlepšování firemních procesů
- Networking
- Vývoj nového produktu
- Analýza konkurence
- Péče o zdraví a wellness
Nedůležité, ale naléhavé:
- Většina telefonátů a e-mailů
- Řešení problémů, které může vyřešit někdo jiný
- Nečekané požadavky, vyrušení
- Úklid na pracovišti
- Drobné administrativní úkoly
- Účast na nepodstatných schůzkách
- Řešení drobných technických problémů
- Odpovídání na nepodstatné zprávy na sociálních sítích
- Neplánované návštěvy kolegů nebo klientů
- Řešení konfliktů mezi zaměstnanci
Nedůležité a nenaléhavé:
- Brouzdání po sociálních sítích
- Sledování televize
- Přehnané uklízení a organizování
- Plnění cizích očekávání na úkor svých priorit
- Hraní počítačových her
- Čtení nepodstatných článků na internetu
- Zbytečné porady nebo schůzky
- Přehnaná analýza dat bez konkrétního cíle
- Perfekcionismus v nepodstatných detailech
- Prokrastinace po vašem způsobu
Tipy pro mámy a zaměstnané podnikatelky
Teď, když máte představu, jak to funguje, pojďme se podívat na to, jak vám to může konkrétně pomoci v podnikání, zvláště když máte třeba malé děti.
Přínosy používání Eisenhowerovy matice v podnikání:
- Lepší organizace času. Když jsem začala používat Eisenhowerovu matici, zjistila jsem, že jsem schopná udělat mnohem více práce v kratším čase. Proč? Protože jsem se přestala rozptylovat nedůležitými věcmi a soustředila se na to, co je podstatné.
- Méně stresu. Víte, jak je to, když máte pocit, že nestíháte. S Eisenhowerovou maticí ten pocit ubírá na intenzitě. Budete mít jasno v tom, co může počkat.
- Více času na důležité věci včetně rodiny. Ten pocit, že jste hrozná máma a hrozná podnikatelka bych nepřála ani své největší konkurenci, tuhle roztříštěnost některé dny zažije každá mamatelka – když se na vás valí naléhavé věci, potřebujou vás vaši bližní, nemůžete se naklonovat (no, pomocí AI už trochu jo), musíte líp strategizovat.
- Lepší rozhodování. Když máte jasno v prioritách, je mnohem snazší se rozhodovat.
- Zvýšení produktivity. Soustředěním se na důležité úkoly zvýšíte svou produktivitu, viditelné výsledky, posouváte byznys vpřed.
Tip: Používání svýho času na nedůležité věci může být i znamením strachu ze závazku. Děláte ve svým byznyse podvědomě jen kosmetické úpravy, působíte zaneprázdněně, ale vlastně se vyhýbáte důležitým krokům, za jejichž výsledky byste musely nést odpovědnost a které by mohly skutečně změnit to, jakým způsobem fungujete v životě (prostě známé pohodlné „teplo, ale smrádeček“)
Praktické tipy pro mámy podnikatelky:
- Plánujte si důležité úkoly na produktivní část dne. Dítě konečně usne a vy máte 40 až 120 minut. Využijte tento čas na důležité úkoly, které vyžadují delší soustředění.
- Krátké časově vyhrazené celky na to, co odkládáte, ale stresuje vás. Dítě spí, rychle do práce, ale co ten úklid? Minutka nastavená na 20 minut pomůže – poklidíte to nejhorší a šup sednout k práci.
- Naučte se říkat ne. Tohle je těžké, já vím. Ale je to nezbytné. Nemůžete dělat všechno pro všechny. Soustřeďte se na to, co je opravdu důležité pro vaše podnikání a rodinu.
- Komunikujte. Vykomunikovat čas na svůj byznys s partnerem je hrozná, ale hrozná pruda. Zvláště pokud je živitel a váš byznys vás zatím nebo znova neuživí (jednoduše proto, že na něj nemáte tolik času jako nějaká single pětadvacetiletá lejdyna). Je to vlastně takový druhý porod. I když je váš muž tomu otevřený, i tak je třeba komunikovat – o co si neřeknete, to nebude (my máme za sebou řadu přetlačování, ale výsledek stojí za to – můj muž nakrmil malého, chystá ho do kočárku a ještě mi teď přinesl snídani, zatímco píšu tenhle článek. Pohádka? Ne, výsledek mnoha mnohdy nepříjemných dialogů o potřebách a možnostech nás obou).
- Delegujte, co můžete. Nemůžete všechno zvládnout samy. Nebojte se delegovat úkoly na své asistentky nebo outsourcovat některé činnosti.
- Využívejte technologie. Tady uděláme ještě někdy větší dive-in, tenhle článek, který by mi dřív trval 4 hodiny (protože je kvalitní, postavený na mým know-how a osobní) jsem napsala za 1 hodinu.
- Buďte flexibilní. Plány jsou skvělé, ale s dětmi musíte být připravené na nečekané situace. Buďte flexibilní a přizpůsobte se. Někdy nejlepší plán je mít plán náhradní.
- Najděte si čas pro sebe. Ty vole, ono to zní jako klišé, ale nemůžete jet na 300% dlouhodobě. Nemůžete se starat o podnikání a rodinu, pokud se nestaráte o sebe. Zařaďte do svého plánu i čas na odpočinek a relaxaci.
Přehled priorit pracovních, smysluplných úkolů i vašich life style potešení můžete s naším plánovačem (tý)Den v klidu, který je součástí LifeWork Balanc kitu.
Praktické cvičení
Teď je čas vyzkoušet si to na vlastní kůži. Udělejte si na papír nebo náš vzor rozpis úkolů podle Eisenhowerovy matice. Sepište tam všechny pracovní i osobní úkoly a aktivity, které vás čekají v příštím týdnu. Poté se zamyslete:
- ve kterém kvadrantu je nejvíce položek?
- Kolik času trávíte činnostmi v jednotlivých kvadrantech?
- Jak můžete přesunout více času do kvadrantu Důležité/Nenaléhavé?
- Které aktivity můžete delegovat, eliminovat, naplánovat na jindy?
Vezměte si náš Týden v klidu plánovač (nebo si ho objednejte – věřte mi, stojí to za to) a to nejdůležitější si rozplánujte tam.
Akční výzva:
Vyzývám vás, abyste si vytvořily vlastní matici každý týden nebo aspoň měsíc a plánovaly si úkoly podle priorit. Sledujte, jak se mění rozložení vašeho času. Udělejte si čas na důležité věci, které nejsou urgentní – strategické plánování, osobní rozvoj, budování vztahů. Díky tomu i malé kroky posunou vaše podnikání i život správným směrem, aniž byste musely obětovat čas pro rodinu.
Pamatujte, že své podnikatelské aktivity byste měly hodnotit z hlediska dvou bodů: jak přispívají k dlouhodobé prosperitě a jak posilují vaši konzistenci. Oba by měly být přítomné.
S Eisenhowerovou maticí budete vědět přesně, co v těch třech minutách, než se dítě vzbudí, udělat – a možná zjistíte, že to reelsko není tak důležité, jak jste si myslely. Ono někdy čumět 3 minuty do blba (čtěte „strategicky plánovat“) může být fakt přínosnější než to, co působí naléhavě.
Tak čao, dámy, užívejte svůj nově organizovaný čas a obnovující se life-work a dejte mi vědět, jak vám to jde!
